Khám phá 5 sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp thực hiện ủy thác hàng nhựa, từ hợp đồng pháp lý đến chọn đối tác, để tránh mất tiền và hàng hóa.
Thực tế phía sau hoạt động ủy thác hàng nhựa
Ủy thác hàng nhựa – giải pháp nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro
Ủy thác hàng nhựa là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp chưa có mã xuất nhập khẩu hoặc muốn tiết kiệm nhân sự logistics. Tuy nhiên, quá trình này không chỉ là “giao việc cho bên thứ ba”, mà đòi hỏi sự minh bạch trong pháp lý, chứng từ và thanh toán. Nếu thiếu kiểm soát, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro về thuế, trách nhiệm pháp lý và quyền sở hữu hàng hóa.
Vì sao nhiều doanh nghiệp nhỏ dễ mắc sai lầm khi ủy thác
Các doanh nghiệp nhỏ thường xem nhẹ khâu pháp lý, tin tưởng đối tác theo mối quan hệ quen biết, hoặc không hiểu rõ quy trình hải quan. Điều này dẫn đến việc ký hợp đồng sơ sài, thiếu chứng từ, và không nắm được quyền lợi của mình trong giao dịch. Nhiều trường hợp, khi có vấn đề phát sinh về hàng hoặc thuế, doanh nghiệp không có đủ căn cứ để bảo vệ quyền lợi.
5 sai lầm khiến doanh nghiệp mất trắng tiền hàng
Không ký hợp đồng ủy thác rõ ràng về nghĩa vụ và thuế
Hợp đồng ủy thác là căn cứ pháp lý quan trọng nhất. Nếu không quy định rõ trách nhiệm nộp thuế, thanh toán hoặc xử lý khi hàng bị chậm thông quan, doanh nghiệp rất dễ bị thiệt hại. Thiếu điều khoản ràng buộc khiến việc truy cứu sau này gần như không thể.
Thiếu hồ sơ chứng từ đầy đủ sau khi thông quan
Sau khi hàng thông quan, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác ủy thác bàn giao toàn bộ hồ sơ gồm tờ khai hải quan, hóa đơn, vận đơn và biên bản giao nhận. Thiếu chứng từ đồng nghĩa với việc không thể kê khai thuế, không chứng minh được nguồn gốc hàng và có thể bị phạt trong quá trình kiểm tra sau thông quan.
Chọn sai đối tác ủy thác không có năng lực hoặc mã hải quan hợp lệ
Một số công ty dịch vụ nhỏ không có mã hải quan hoặc năng lực tài chính đủ mạnh để đứng tên nhập khẩu. Nếu chọn nhầm, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như hàng bị giữ tại cảng, không được thông quan, hoặc đối tác “mất tích” sau khi nhận tiền.
Không kiểm soát quy trình thanh toán và thời điểm chuyển tiền
Việc chuyển toàn bộ tiền hàng trước khi đối tác hoàn thành nghĩa vụ nhập khẩu là sai lầm nghiêm trọng. Doanh nghiệp nên áp dụng quy trình thanh toán theo từng giai đoạn: đặt cọc – nhập hàng – bàn giao chứng từ – thanh toán phần còn lại. Điều này giúp hạn chế rủi ro chiếm dụng vốn hoặc mất hàng.
Bỏ qua khâu đối chiếu dữ liệu và lưu trữ hồ sơ thuế
Sau mỗi lô hàng, doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu khai báo hải quan, hóa đơn GTGT và hồ sơ thanh toán để đảm bảo tính khớp giữa các bên. Thiếu bước này có thể dẫn đến sai sót khi quyết toán thuế hoặc bị cơ quan chức năng nghi ngờ gian lận thương mại. Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp hoặc thanh tra sau thông quan.
Cách phòng tránh rủi ro khi thực hiện ủy thác hàng nhựa
Kiểm tra tư cách pháp lý và kinh nghiệm của bên nhận ủy thác
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xác minh kỹ hồ sơ pháp lý của bên nhận ủy thác, bao gồm mã số thuế, mã hải quan và giấy phép hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc đối tác có kinh nghiệm trong ngành nhựa là yếu tố then chốt, vì họ sẽ hiểu rõ quy định về kiểm định, mã HS, và yêu cầu hải quan đặc thù. Một đối tác đáng tin cậy cần có lịch sử giao dịch minh bạch và được các doanh nghiệp khác đánh giá tích cực.
Soạn hợp đồng chi tiết về trách nhiệm, thuế và chứng từ
Hợp đồng ủy thác phải nêu rõ trách nhiệm của hai bên, từ việc nộp thuế, làm thủ tục hải quan đến việc bàn giao chứng từ và thanh toán. Doanh nghiệp cần yêu cầu ghi rõ điều khoản xử lý khi phát sinh tranh chấp hoặc chậm thông quan, đồng thời quy định cụ thể về quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi hàng được giao đủ. Việc soạn hợp đồng chặt chẽ giúp tránh tình trạng “đổ lỗi” khi có sự cố.
Lưu trữ hồ sơ hải quan và chứng từ kế toán ít nhất 5 năm
Theo quy định, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ hải quan và chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra thuế. Các hồ sơ bao gồm tờ khai, hóa đơn thương mại, chứng từ vận chuyển và biên bản giao nhận. Việc quản lý chứng từ chặt chẽ giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc hàng hóa và bảo vệ quyền lợi trong trường hợp bị kiểm tra đột xuất.
Bài học cho doanh nghiệp khi lựa chọn hình thức ủy thác
Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm trong ngành nhựa và TNTX
Doanh nghiệp nên chọn đơn vị ủy thác có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhựa, đặc biệt là hàng tạm nhập tái xuất (TNTX), để đảm bảo họ hiểu rõ quy định chuyên ngành và chính sách thuế. Những đơn vị có sẵn hệ thống quản lý logistics và đội ngũ am hiểu thủ tục hải quan sẽ giúp quá trình nhập hàng diễn ra nhanh gọn, giảm rủi ro phát sinh.
Đặt tiêu chí minh bạch và kiểm soát rủi ro lên hàng đầu
Một thương vụ ủy thác hàng nhựa chỉ an toàn khi mọi giao dịch, thanh toán và chứng từ đều minh bạch. Doanh nghiệp cần kiểm soát được toàn bộ quy trình — từ đặt hàng, thông quan đến bàn giao hồ sơ — thay vì phó mặc cho bên nhận ủy thác. Việc đặt yếu tố kiểm soát rủi ro làm trọng tâm không chỉ giúp bảo vệ tài sản và hàng hóa mà còn xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc cho các hợp đồng ủy thác lâu dài.
Xem thêm:
Nhập ủy thác hàng nhựa là gì? Có hợp pháp không? Cần giấy tờ gì?
Công ty nhận ủy thác nhập khẩu hàng nhựa
Thông tin liên hệ Bason Logistics:
- Địa chỉ: Tầng M, 104 Bát Nàn, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh.
- Email: sales@bason.vn.
- Hotline: 0869 456 077.
