Doanh nghiệp cần nắm rõ các điều khoản về phụ phí, thời gian chờ và điều kiện thay đổi giá trucking theo hợp đồng để tránh rủi ro phát sinh chi phí.
Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng quy định giá trucking
Điều khoản về cước vận chuyển chính và phạm vi áp dụng (theo tuyến, theo tải trọng)
Một hợp đồng vận tải rõ ràng phải quy định cụ thể giá cước vận chuyển chính, bao gồm tuyến đường, loại container, tải trọng và phạm vi áp dụng. Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi “theo báo giá hiện hành”, khiến giá trucking dễ bị thay đổi mà không có căn cứ. Do đó, nên nêu rõ tuyến vận chuyển (ví dụ: Cát Lái – Bình Dương), số km, và loại container (20ft, 40ft) để tránh tranh cãi về đơn giá. Ngoài ra, nếu hợp đồng áp dụng cho nhiều tuyến, cần tách biểu giá chi tiết cho từng tuyến hoặc nhóm khu vực nhằm đảm bảo minh bạch khi đối chiếu.
Quy định phụ phí: cầu đường, phí chờ bãi, phí hạ nâng container
Phụ phí là nguồn phát sinh chi phí lớn nhất nếu không được quy định rõ trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác liệt kê chi tiết tất cả các loại phụ phí có thể áp dụng: phí cầu đường, phí hạ – nâng container, phí chờ xe tại cảng hoặc kho, và các khoản phát sinh khác (như lưu đêm hoặc đổi lệnh). Việc này giúp tránh trường hợp forwarder hoặc hãng xe tự ý cộng thêm phụ phí ngoài báo giá gốc, đồng thời tạo căn cứ rõ ràng khi đối chiếu và thanh toán.
Điều kiện điều chỉnh giá theo biến động nhiên liệu hoặc thị trường
Trong bối cảnh giá xăng dầu liên tục biến động, doanh nghiệp nên quy định điều kiện và ngưỡng điều chỉnh giá cụ thể. Ví dụ: khi giá nhiên liệu tăng/giảm trên 10% so với thời điểm ký hợp đồng, hai bên sẽ thương lượng lại mức cước. Nếu không có điều khoản này, bên vận tải có thể đơn phương tăng giá, gây khó khăn cho việc kiểm soát chi phí logistics. Một số doanh nghiệp lớn hiện áp dụng công thức tính phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge) minh bạch để giữ ổn định cho hợp đồng dài hạn.
Thời gian chờ xe, thời gian giao nhận và cơ chế phạt chậm trễ
Thời gian chờ là vấn đề thường gây tranh chấp trong vận tải container. Doanh nghiệp nên ghi rõ thời gian miễn phí chờ (free time) tại cảng hoặc kho (ví dụ: 2 giờ đầu), và mức phụ phí phát sinh sau mỗi giờ vượt quá. Tương tự, nếu bên vận tải giao hàng trễ hoặc không đúng lịch hẹn, hợp đồng cần có điều khoản phạt chậm giao hoặc bồi thường thiệt hại do trễ hàng. Cơ chế phạt này vừa đảm bảo công bằng cho doanh nghiệp, vừa khuyến khích bên vận tải tuân thủ đúng tiến độ.
Điều khoản thanh toán, xuất hóa đơn và chứng từ giao nhận hợp lệ
Mọi chi phí trong hợp đồng trucking chỉ có giá trị pháp lý khi được chứng minh bằng chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác cung cấp đầy đủ: vận đơn, phiếu giao nhận, hóa đơn VAT và biên bản bàn giao hàng hóa. Đồng thời, nên quy định rõ thời hạn thanh toán (ví dụ: 15 hoặc 30 ngày kể từ khi nhận đủ chứng từ hợp lệ) để tránh tranh chấp tài chính. Một số doanh nghiệp áp dụng điều khoản giữ lại 5–10% giá trị hợp đồng cho đến khi đối tác hoàn tất chứng từ đầy đủ, như một cách đảm bảo quyền lợi.
Những rủi ro khi hợp đồng không quy định chi tiết giá trucking
Phát sinh phụ phí ngoài hợp đồng do không thống nhất phạm vi cước
Nếu phạm vi cước không được ghi rõ, doanh nghiệp rất dễ bị tính thêm các khoản phí “ẩn” như phí hạ bãi, phí chờ container, hay phụ phí khu vực xa. Những chi phí này tuy nhỏ lẻ nhưng cộng dồn có thể khiến tổng chi phí vận tải tăng 10–15% so với dự toán ban đầu. Thậm chí, một số hãng xe còn áp dụng phụ phí “cao điểm” hoặc “quá tải” mà doanh nghiệp không hề được thông báo trước.
Khó yêu cầu bồi thường khi hàng chậm hoặc phát sinh thời gian chờ
Trong trường hợp hàng hóa giao trễ, container bị lưu tại cảng hoặc bị tính thêm phí lưu đêm, nếu hợp đồng không có điều khoản ràng buộc về thời gian chờ và phạt chậm trễ, doanh nghiệp gần như không có căn cứ để yêu cầu bồi thường. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng cho khách hàng cuối cùng và làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng.
Nguy cơ tranh chấp khi hãng xe tự điều chỉnh giá theo biến động thị trường
Không ít trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng vận tải nhưng không quy định rõ điều kiện thay đổi giá. Khi giá nhiên liệu tăng hoặc thị trường khan hiếm xe, bên vận tải có thể đơn phương điều chỉnh cước phí. Nếu hai bên không đạt được thỏa thuận mới, việc giao nhận hàng hóa sẽ bị gián đoạn. Đây là rủi ro lớn nhất trong hợp đồng trucking, đặc biệt với các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng phụ thuộc nhiều vào một tuyến vận tải cố định.
Cách rà soát và soạn thảo điều khoản giá trucking theo hợp đồng chuẩn
Xác định rõ cấu trúc giá và các loại phụ phí có thể phát sinh
Trước khi ký kết hợp đồng vận tải, doanh nghiệp cần phân tách rõ cấu trúc giá cước gồm ba phần: giá cước cơ bản, phụ phí cố định và phụ phí biến động. Giá cước cơ bản thường tính theo tuyến, loại container hoặc quãng đường, trong khi phụ phí cố định có thể gồm phí cầu đường, phí bốc dỡ hoặc phí xếp dỡ container tại cảng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác liệt kê rõ các phụ phí biến động có thể phát sinh như phí nhiên liệu (fuel surcharge), phí tắc đường, phí chờ xe hoặc phí vận hành đêm. Việc làm rõ cấu trúc giá ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động lập ngân sách và tránh bị “đội giá” bất ngờ trong quá trình vận hành.
Thêm điều khoản bảo lưu quyền thương lượng lại khi giá thị trường biến động mạnh
Một hợp đồng hiệu quả cần có điều khoản linh hoạt về giá để ứng phó với biến động thị trường. Doanh nghiệp nên yêu cầu bổ sung điều khoản bảo lưu quyền thương lượng lại giá trucking nếu giá nhiên liệu, phí cầu đường hoặc phụ phí cảng thay đổi quá 10–15% so với thời điểm ký. Cách này giúp hai bên có cơ sở hợp lý để điều chỉnh giá, tránh trường hợp bên vận tải đơn phương tăng phí hoặc bên thuê từ chối thanh toán chênh lệch. Đây là yếu tố quan trọng trong bối cảnh chi phí logistics trong nước đang chịu tác động lớn từ giá xăng dầu và tình trạng quá tải tại các tuyến vận chuyển chính.
Nêu rõ phương thức giải quyết tranh chấp và nghĩa vụ giữa hai bên
Hợp đồng vận tải container không chỉ quy định giá mà còn cần làm rõ nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên. Doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản về phương thức giải quyết tranh chấp – ưu tiên thương lượng, hòa giải, và nếu không đạt được thỏa thuận thì chuyển sang trọng tài thương mại hoặc tòa án có thẩm quyền. Ngoài ra, cần ghi cụ thể nghĩa vụ cung cấp chứng từ, thời hạn thanh toán và trách nhiệm lưu trữ hồ sơ giữa hai bên. Khi có tranh chấp, một hợp đồng rõ ràng và có căn cứ pháp lý đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động vận tải.
Lời khuyên cho doanh nghiệp khi ký hợp đồng giá trucking
Làm việc với bộ phận pháp chế hoặc đơn vị logistics có kinh nghiệm hợp đồng
Doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với bộ phận pháp chế hoặc chuyên viên logistics trong quá trình thương lượng và soạn thảo hợp đồng. Các đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp rà soát kỹ điều khoản rủi ro, phát hiện điểm mơ hồ hoặc không có lợi cho doanh nghiệp. Việc nhờ đến đơn vị logistics có chuyên môn về hợp đồng vận tải còn giúp đảm bảo hợp đồng tuân thủ đúng quy định pháp luật, đặc biệt khi có yếu tố thuế, phụ phí và nghĩa vụ thanh toán liên quan đến vận tải đa phương thức.
So sánh ít nhất ba bảng giá trước khi ký để đảm bảo tính cạnh tranh
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên thu thập và so sánh ít nhất ba bảng giá từ các đơn vị vận tải hoặc forwarder khác nhau. Việc này giúp xác định mức giá trung bình của thị trường, nhận biết đâu là đơn vị báo giá thấp do cắt giảm dịch vụ, và đâu là đơn vị báo cao nhưng có lợi thế về tốc độ, lịch trình hoặc uy tín. Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ phạm vi dịch vụ trong báo giá (đã bao gồm phụ phí hay chưa) để tránh hiểu nhầm dẫn đến phát sinh chi phí sau này.
Rà soát định kỳ điều khoản giá và phụ phí để tránh rủi ro chi phí kéo dài
Hợp đồng vận tải thường kéo dài 6–12 tháng, trong khi giá thị trường biến động nhanh, vì vậy doanh nghiệp cần rà soát định kỳ các điều khoản giá và phụ phí ít nhất mỗi quý. Nếu nhận thấy biến động lớn, cần chủ động thương lượng điều chỉnh để đảm bảo lợi ích đôi bên. Bên cạnh đó, việc kiểm tra định kỳ còn giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các chi phí bất thường hoặc khoản phụ phí chưa được thống nhất, từ đó hạn chế rủi ro tài chính kéo dài.
Xem thêm:
Những sai lầm thường gặp khi ký hợp đồng vận chuyển hàng hóa nội địa
Cách đọc và đánh giá hợp đồng trucking container tránh rủi ro
Thông tin liên hệ Bason Logistics:
- Địa chỉ: Tầng M, 104 Bát Nàn, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh.
- Email: sales@bason.vn.
- Hotline: 0869 456 077.
