Tự book tàu hay qua forwarder sẽ tiết kiệm cước phí vận tải biển hơn? So sánh chi tiết để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp.
Tổng quan về các phương án vận tải biển phổ biến
Tự book tàu, phù hợp với doanh nghiệp lớn có kinh nghiệm
Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ tự làm việc trực tiếp với các hãng tàu để đặt chỗ và lên kế hoạch vận chuyển. Đây là giải pháp phù hợp nếu doanh nghiệp có đội ngũ logistics chuyên trách và sản lượng hàng hóa lớn.
Việc tự book tàu giúp kiểm soát giá gốc dễ hơn và chủ động thời gian giao nhận, nhất là với các lô hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các thủ tục liên quan đến lịch tàu, phí cảng và chứng từ xuất khẩu.
Sử dụng dịch vụ forwarder, linh hoạt và giảm gánh nặng vận hành
Forwarder là bên trung gian chuyên xử lý các nghiệp vụ liên quan đến vận tải quốc tế. Khi sử dụng dịch vụ forwarder, doanh nghiệp không cần trực tiếp liên hệ hãng tàu mà vẫn có thể tiếp cận được nhiều tuyến vận chuyển với mức cước phí vận tải biển cạnh tranh.
Ngoài ra, forwarder còn hỗ trợ gom hàng, chuẩn bị chứng từ và thông quan – đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp nhỏ hoặc không có nhiều lô hàng đều đặn. Đây là giải pháp tối ưu nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm nhân lực và đảm bảo tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng.
So sánh chi phí và hiệu quả giữa hai hình thức
Về cước phí vận tải biển cơ bản
Doanh nghiệp có sản lượng lớn và quan hệ lâu dài với hãng tàu có thể thương lượng được mức giá gốc hấp dẫn khi tự book tàu. Tuy nhiên điều này chỉ phát huy hiệu quả nếu lượng hàng đều đặn và lịch trình ổn định. Ngược lại, forwarder thường gom hàng từ nhiều khách khác nhau và khai thác sức mạnh thương lượng theo lô, nhờ đó có thể cung cấp mức cước phí vận tải biển cạnh tranh ngay cả với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Về chi phí phụ trợ và dịch vụ đi kèm
Tự book tàu thường kéo theo trách nhiệm tự xử lý toàn bộ các khoản phụ phí như vận tải nội địa, phí cảng, local charges và chi phí khai báo chứng từ. Những khoản này nếu không được tính trước sẽ ảnh hưởng đến ngân sách thực tế. Trong khi đó, forwarder thường báo giá trọn gói bao gồm các dịch vụ phụ trợ, giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát chi phí toàn trình và có dự toán cụ thể cho từng lô hàng.
Rủi ro và chi phí phát sinh
Khi tự book tàu, doanh nghiệp phải tự theo dõi lịch trình, xử lý chứng từ và chịu trách nhiệm nếu có sự cố phát sinh. Các rủi ro như sai mã HS, thiếu CO hoặc trễ thời gian cắt máng có thể khiến chi phí tăng đột biến. Ngược lại, forwarder có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ giải quyết các tình huống như kẹt cảng, thiếu chứng từ hoặc delay tàu để hạn chế tối đa tổn thất trong chuỗi cung ứng.
Khi nào nên chọn tự book tàu?
Doanh nghiệp có đội logistics riêng và lượng hàng ổn định
Tự book tàu là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp có đội ngũ chuyên trách về logistics với khả năng xử lý chứng từ, làm việc với hãng tàu và theo dõi đơn hàng chặt chẽ. Điều này đặc biệt hiệu quả khi sản lượng hàng lớn và có lịch trình vận chuyển đều đặn. Doanh nghiệp có thể trực tiếp đàm phán giá, kiểm soát tuyến đường và tối ưu thời gian vận chuyển theo kế hoạch riêng.
Hợp đồng FOB – kiểm soát chi phí đầu ra
Với các lô hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB, doanh nghiệp chịu trách nhiệm thuê tàu từ cảng đi. Tự book tàu trong trường hợp này sẽ giúp kiểm soát tốt hơn chi phí cước phí vận tải biển và thời gian giao hàng. Đồng thời có thể phối hợp tốt với khách hàng ở nước ngoài để đáp ứng đúng tiến độ và điều kiện thương mại đã cam kết.
Khi nào nên sử dụng dịch vụ forwarder?
Lô hàng nhỏ, không thường xuyên
Đối với doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu không liên tục hoặc khối lượng hàng nhỏ, dịch vụ forwarder là lựa chọn tối ưu. Khi không đủ sản lượng để đàm phán trực tiếp với hãng tàu hoặc ghép container, forwarder có thể gom hàng từ nhiều khách khác nhau để tạo ra mức cước phí vận tải biển hợp lý.
Đồng thời, forwarder cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn tuyến đường, hãng tàu và thời gian giao nhận phù hợp với từng đơn hàng.
Cần hỗ trợ toàn trình từ kho đến cảng đích
Forwarder không chỉ là bên trung gian đặt chỗ tàu mà còn tích hợp các dịch vụ logistics đầu – cuối. Doanh nghiệp có thể ủy thác cả quá trình từ kho xuất phát đến khi hàng về đến cảng đích, bao gồm vận chuyển nội địa, khai báo hải quan, đóng cont hoặc giao lẻ.
Đây là giải pháp tiết kiệm thời gian và nguồn lực quản lý cho các doanh nghiệp chưa có hệ thống logistics riêng.
Dù chọn tự book tàu hay làm việc qua forwarder, điều quan trọng là đánh giá đúng năng lực nội bộ và mục tiêu vận chuyển của doanh nghiệp. Nếu bạn cần đơn vị đồng hành uy tín trong việc tối ưu cước phí vận tải biển, Bason Logistics sẵn sàng hỗ trợ từ tư vấn đến triển khai vận hành thực tế.
