Tìm hiểu thời điểm doanh nghiệp nên chuyển từ xuất nhập khẩu ủy thác sang tự làm để tối ưu chi phí và xây dựng năng lực logistics nội bộ.
Tuyến vận chuyển và khoảng cách địa lý
Tuyến dài hay ngắn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí
Trong hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác, chi phí vận chuyển luôn là yếu tố then chốt mà doanh nghiệp cần tính toán. Các tuyến đường dài như Bắc – Nam thường có mức giá cao hơn do thời gian vận chuyển lâu, tiêu hao nhiên liệu nhiều và chi phí nhân công cao. Ngược lại, các tuyến ngắn như TP.HCM – Bình Dương hoặc TP.HCM – Đồng Nai có chi phí thấp hơn, phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu luân chuyển hàng hóa nhanh trong phạm vi ngắn. Việc nắm rõ đặc thù từng tuyến giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách hợp lý khi ký hợp đồng ủy thác.
Hướng vận chuyển hai chiều có đồng đều hay không
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến chi phí trong xuất nhập khẩu ủy thác là sự cân bằng hàng hóa hai chiều. Trên một số tuyến, hiện tượng “lệch tải” diễn ra khi chiều đi có nhiều hàng nhưng chiều về ít hoặc không có hàng. Khi đó, container phải quay đầu rỗng và chi phí sẽ được cộng thêm vào chiều có hàng, làm giá vận chuyển cao hơn. Nếu doanh nghiệp có thể tổ chức được nguồn hàng hai chiều hoặc hợp tác với đơn vị logistics có khả năng gom hàng cân đối, chi phí sẽ được tối ưu đáng kể.
Vai trò của xuất nhập khẩu ủy thác trong giai đoạn đầu
Giải pháp cho doanh nghiệp mới tiếp cận thị trường quốc tế
Xuất nhập khẩu ủy thác là giải pháp hiệu quả cho những doanh nghiệp mới bước vào thị trường quốc tế. Với hình thức này, doanh nghiệp không cần mở mã số xuất nhập khẩu hay duy trì đội ngũ logistics nội bộ. Thay vào đó, toàn bộ quy trình từ khai báo hải quan, chuẩn bị chứng từ đến xử lý các thủ tục pháp lý được đơn vị nhận ủy thác thực hiện thay. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà vẫn đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định.
Tiết kiệm chi phí vận hành và giảm rủi ro ban đầu
Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa có kinh nghiệm, việc xây dựng hệ thống xuất nhập khẩu riêng thường tốn nhiều chi phí cố định cho nhân sự, văn phòng và công nghệ. Khi sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác, những chi phí này được loại bỏ, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn về ngân sách. Đồng thời, nhờ chuyên môn của đơn vị nhận ủy thác, doanh nghiệp tránh được các sai sót thường gặp như khai sai mã HS, tính thuế chưa chính xác hoặc chuẩn bị thiếu chứng từ. Đây là lợi thế lớn giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ uy tín trong giai đoạn ban đầu.
Khi nào doanh nghiệp nên “tốt nghiệp” khỏi ủy thác?
Khi sản lượng XNK tăng đều và ổn định
Doanh nghiệp nên cân nhắc “tốt nghiệp” khỏi hình thức xuất nhập khẩu ủy thác khi sản lượng hàng hóa tăng trưởng ổn định theo từng tháng hoặc quý. Khi tần suất XNK diễn ra đều đặn và giá trị đơn hàng đủ lớn, việc đầu tư vào đội ngũ logistics nội bộ trở nên hợp lý, giúp tối ưu chi phí lâu dài.
Khi cần kiểm soát toàn bộ chuỗi logistics
Một lý do khác để doanh nghiệp tự triển khai xuất nhập khẩu là nhu cầu kiểm soát toàn bộ chuỗi logistics. Khi chủ động thực hiện, doanh nghiệp có thể quyết định thời gian giao hàng, thương lượng điều kiện thương mại quốc tế như FOB hoặc CIF, đồng thời tối ưu chi phí vận hành. Việc này cũng giúp nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa, chi phí và dòng tiền, đặc biệt với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.
Khi đã tích lũy đủ năng lực nội bộ hoặc có đối tác cố định
Nếu doanh nghiệp đã xây dựng được đội ngũ vận hành có kinh nghiệm và am hiểu quy trình hải quan, xuất hóa đơn thì việc duy trì ủy thác không còn cần thiết. Bên cạnh đó, khi đã có nhà cung cấp và khách hàng quốc tế ổn định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đứng tên trên các chứng từ xuất nhập khẩu, vừa chủ động vừa nâng cao uy tín trên thị trường quốc tế.
Lộ trình xây dựng năng lực logistics nội bộ
Giai đoạn 1 – Huấn luyện và tuyển dụng nhân sự phụ trách XNK
Khi doanh nghiệp có định hướng rời khỏi hình thức xuất nhập khẩu ủy thác, bước đầu tiên là xây dựng đội ngũ phụ trách XNK nội bộ. Doanh nghiệp nên tuyển chọn nhân sự có kinh nghiệm khai báo hải quan và hiểu quy trình logistics. Bên cạnh đó, việc học hỏi trực tiếp từ đơn vị ủy thác cũ để tiếp nhận quy trình và thực tiễn làm việc là cách rút ngắn thời gian làm quen, đồng thời hạn chế rủi ro trong giai đoạn chuyển giao.
Giai đoạn 2 – Mở mã số thuế XNK và đăng ký các thủ tục cần thiết
Sau khi có nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện bước pháp lý quan trọng là mở mã số XNK tại cơ quan hải quan. Đây là điều kiện để doanh nghiệp chính thức đứng tên trong các giao dịch quốc tế. Song song đó, doanh nghiệp cũng nên thiết lập hệ thống phần mềm quản lý và quy trình nội bộ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Giai đoạn 3 – Tự thực hiện các lô hàng đơn giản trước
Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên thử nghiệm với các lô hàng đơn giản, ít rủi ro về thuế hoặc kiểm hóa để đội ngũ nội bộ làm quen. Khi đã có kinh nghiệm và sự tự tin, doanh nghiệp có thể tăng dần độ phức tạp, xử lý các lô hàng có nhiều chứng từ đặc thù hoặc yêu cầu thủ tục hải quan phức tạp hơn. Lộ trình này giúp doanh nghiệp chuyển đổi dần dần, hạn chế sai sót và nâng cao năng lực nội bộ một cách bền vững.
Khi nào nên giữ lại một phần ủy thác?
Với thị trường mới hoặc mặt hàng rủi ro cao
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp đã có kinh nghiệm nhưng vẫn nên duy trì một phần xuất nhập khẩu ủy thác. Khi thử nghiệm thị trường mới, việc sử dụng ủy thác giúp giảm rủi ro trong giai đoạn ban đầu, đặc biệt khi chưa nắm chắc chính sách thương mại, thuế suất hoặc thủ tục hải quan. Tương tự, với các mặt hàng có yêu cầu kiểm định phức tạp hoặc chịu tác động thường xuyên từ chính sách quản lý, ủy thác là giải pháp an toàn để đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định.
Khi chưa đủ nhân sự hoặc không chuyên về XNK
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để xây dựng đội ngũ xuất nhập khẩu toàn diện. Trong trường hợp thiếu nhân sự hoặc chưa có bộ phận chuyên trách, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức song song: tự thực hiện đối với hàng phổ thông và tiếp tục ủy thác đối với các lô hàng đặc thù. Cách làm này vừa giúp tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo an toàn cho các lô hàng có yêu cầu đặc biệt về thủ tục.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang phân vân giữa tiếp tục ủy thác hoặc chuyển sang tự thực hiện xuất nhập khẩu, hãy trao đổi với các đơn vị giàu kinh nghiệm để đánh giá đúng thời điểm và lộ trình phù hợp nhất. Bason Logistics có thể hỗ trợ bạn ở cả hai vai trò: từ dịch vụ ủy thác trọn gói đến tư vấn chuyển đổi sang vận hành nội bộ.
Xem thêm:
Nhập khẩu ủy thác hàng nhựa là gì? Phân định trách nhiệm các bên
Cập nhật thủ tục nhập khẩu hạt nhựa chi tiết, đầy đủ
Thông tin liên hệ Bason Logistics:
- Address: M Floor, 104 Bat Nan Street, Binh Trung Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam
- Email: sales@bason.vn.
- Hotline: 0869 456 077.
