Hướng dẫn doanh nghiệp cách thương lượng giá cước vận tải container đường biển hiệu quả để tiết kiệm chi phí và ổn định chuỗi cung ứng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thương lượng giá cước
Sản lượng hàng hóa và tần suất vận chuyển của doanh nghiệp
Sản lượng vận chuyển chính là “vũ khí” quan trọng nhất trong đàm phán giá cước vận tải container đường biển. Doanh nghiệp có tần suất xuất hàng ổn định hoặc khối lượng lớn thường được hãng tàu và forwarder ưu tiên mức giá thấp hơn nhờ cam kết sản lượng. Việc duy trì tần suất đều đặn giúp đối tác vận tải tối ưu công suất tàu, giảm container rỗng và quản lý tốt kế hoạch tuyến, từ đó mang lại lợi ích cho cả hai bên. Với các doanh nghiệp nhỏ, việc liên kết với các đối tác cùng tuyến để gom hàng cũng là cách tăng sức mạnh thương lượng.
Loại hàng, tuyến vận chuyển và mùa cao điểm – thấp điểm
Giá cước container phụ thuộc đáng kể vào loại hàng hóa, tuyến vận chuyển và thời điểm vận chuyển. Hàng nặng, hàng nguy hiểm hoặc yêu cầu container đặc biệt (như lạnh, mở nóc, flat rack) sẽ có mức giá cao hơn so với hàng thông thường. Ngoài ra, các tuyến quốc tế hoặc nội địa có lưu lượng cao vào mùa cao điểm (như trước Tết hoặc mùa xuất khẩu nông sản) cũng khiến giá cước tăng mạnh. Vì vậy, việc theo dõi chu kỳ thị trường và lựa chọn thời điểm vận chuyển hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp có lợi thế khi thương lượng.
Quan hệ hợp tác và lịch sử tín nhiệm với hãng tàu hoặc forwarder
Một yếu tố ít được nhắc đến nhưng có giá trị thực tế lớn là lịch sử hợp tác và mức độ tín nhiệm giữa doanh nghiệp với hãng tàu hoặc forwarder. Đối tác có lịch sử thanh toán đúng hạn, không hủy booking đột ngột và duy trì khối lượng hàng ổn định thường được hưởng mức giá ưu đãi hoặc quyền ưu tiên trong mùa cao điểm. Ngược lại, doanh nghiệp mới hợp tác hoặc không có lịch sử vận chuyển rõ ràng sẽ gặp nhiều khó khăn khi đàm phán giá thấp. Do đó, việc xây dựng mối quan hệ bền vững và uy tín là nền tảng quan trọng trong thương lượng giá cước dài hạn.
Chiến lược thương lượng giá cước hiệu quả với hãng tàu và forwarder
Ký hợp đồng dài hạn để ổn định giá trong giai đoạn biến động
Trong bối cảnh thị trường vận tải biển thường xuyên biến động, hợp đồng vận tải dài hạn là công cụ giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí. Việc cam kết khối lượng hàng ổn định trong một khoảng thời gian nhất định cho phép hãng tàu duy trì năng lực khai thác ổn định và cung cấp mức giá thấp hơn so với thị trường ngắn hạn. Ngoài ra, hợp đồng dài hạn còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tăng giá đột ngột trong mùa cao điểm, từ đó dễ dàng hoạch định ngân sách logistics và kế hoạch giao hàng dài hạn.
Gom hàng hoặc hợp tác theo sản lượng định kỳ để tăng lợi thế đàm phán
Doanh nghiệp có sản lượng nhỏ nhưng đều đặn có thể gom hàng theo nhóm hoặc hợp tác logistics với các đối tác cùng tuyến. Bằng cách này, tổng sản lượng container đủ lớn để đàm phán mức giá ưu đãi hơn. Forwarder chuyên gom hàng thường có mối quan hệ chặt chẽ với nhiều hãng tàu và có thể thương lượng giá tốt hơn so với từng doanh nghiệp riêng lẻ. Ngoài lợi thế về giá, hình thức này còn giúp tối ưu thời gian xếp hàng và lịch tàu, giảm chi phí chờ hoặc container rỗng.
So sánh nhiều báo giá để tạo sức ép cạnh tranh giữa các đối tác
Trước khi ký hợp đồng vận tải, doanh nghiệp nên so sánh ít nhất 3–5 báo giá từ các hãng tàu hoặc forwarder khác nhau. Việc này không chỉ giúp hiểu rõ mặt bằng giá thị trường mà còn tạo sức ép cạnh tranh, buộc đối tác phải đưa ra mức giá hợp lý hơn. Ngoài giá cước cơ bản, cần chú ý so sánh cả các khoản phụ phí (THC, CIC, vệ sinh container, phụ phí mùa cao điểm…) vì đây là những chi phí dễ bị “ẩn” trong hợp đồng. Khi có thông tin rõ ràng và minh bạch, doanh nghiệp sẽ có vị thế đàm phán tốt hơn và tránh được rủi ro phát sinh ngoài dự kiến.
Cách chuẩn bị dữ liệu và hồ sơ trước khi thương lượng
Phân tích lịch sử giá cước và sản lượng vận chuyển trong năm trước
Trước khi bước vào quá trình đàm phán, doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu đầy đủ về giá cước vận tải container đường biển trong năm trước, bao gồm mức cước trung bình, tuyến vận chuyển chính và tần suất xuất hàng. Việc phân tích xu hướng giá theo quý hoặc theo mùa giúp doanh nghiệp xác định được thời điểm biến động, từ đó đưa ra mức giá mục tiêu hợp lý hơn khi thương lượng. Ngoài ra, dữ liệu về sản lượng vận chuyển thực tế sẽ giúp củng cố vị thế đàm phán, chứng minh khả năng cung cấp sản lượng ổn định cho đối tác.
Dự báo nhu cầu và thời gian xuất hàng để chọn thời điểm đàm phán phù hợp
Đàm phán giá cước không nên diễn ra trong thời gian cao điểm như trước Tết, mùa xuất khẩu nông sản hoặc các giai đoạn khan hiếm container. Thay vào đó, doanh nghiệp nên dự báo nhu cầu vận chuyển và tiến hành thương lượng trước thời điểm cao điểm ít nhất 1–2 tháng. Khi thị trường chưa quá nóng, các hãng tàu và forwarder sẽ có xu hướng đưa ra mức giá cạnh tranh hơn để giữ chân khách hàng dài hạn. Việc xác định đúng “thời điểm vàng” thương lượng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí và có lợi thế rõ ràng hơn trên bàn đàm phán.
Xác định mức cước trần và phụ phí chấp nhận được để tránh bị ép giá
Một nguyên tắc quan trọng khi thương lượng là phải biết giới hạn của mình. Doanh nghiệp cần xác định rõ mức giá trần có thể chấp nhận và biên độ phụ phí hợp lý (THC, CIC, phụ phí xăng dầu, phí vệ sinh container…). Khi đã có khung giá cụ thể, bộ phận mua hàng hoặc logistics có thể dễ dàng đánh giá mức độ hợp lý của báo giá từ các đối tác khác nhau. Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh bị “ép giá” hoặc chấp nhận những điều khoản bất lợi do thiếu thông tin thị trường.
Mẹo tối ưu chi phí trong hợp đồng vận tải container đường biển
Thương lượng điều khoản phụ phí, thời gian lưu container và chi phí bốc dỡ
Khi đàm phán hợp đồng vận tải, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến giá cước chính mà còn phải thương lượng kỹ các khoản phụ phí như phí lưu container (demurrage), phí lưu bãi (detention), phí bốc dỡ tại cảng (THC) và các chi phí phát sinh khác. Một hợp đồng chi tiết, quy định rõ thời gian miễn lưu container và điều kiện phát sinh phí sẽ giúp tránh được những khoản chi không đáng có. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần kéo dài thêm 1–2 ngày miễn lưu container cũng có thể tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi tháng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên.
Yêu cầu báo giá trọn gói để tránh phát sinh chi phí ngoài hợp đồng
Nhiều hãng tàu và forwarder thường cung cấp báo giá cơ bản (base rate) nhưng không bao gồm phụ phí, khiến tổng chi phí thực tế cao hơn dự tính. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá trọn gói (all-in rate), bao gồm tất cả chi phí từ phí cảng, THC, CIC, vệ sinh container đến phụ phí nhiên liệu. Việc có một mức giá tổng hợp rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả và tránh bị “đội chi phí” sau khi hợp đồng được ký kết. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để so sánh minh bạch giữa các nhà cung cấp dịch vụ vận tải.
Ưu tiên hãng tàu có tuyến ổn định và lịch chạy thường xuyên
Một yếu tố quan trọng khác là tính ổn định của tuyến vận chuyển. Hãng tàu có lịch chạy thường xuyên, tuyến cố định và năng lực xử lý hàng ổn định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì chuỗi cung ứng liên tục. Dù mức cước có thể cao hơn đôi chút, nhưng tổng chi phí logistics sẽ được tối ưu nhờ hạn chế rủi ro chậm hàng, phát sinh phí lưu container hoặc bồi thường hợp đồng. Ngoài ra, các hãng tàu lớn thường có chính sách hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, giúp doanh nghiệp yên tâm trong quá trình vận chuyển dài hạn.
Lợi ích dài hạn khi thương lượng giá cước hiệu quả
Tiết kiệm đáng kể chi phí logistics và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Thương lượng thành công giá cước vận tải container đường biển không chỉ giúp giảm chi phí vận chuyển trước mắt mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Chi phí logistics thấp cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc định giá sản phẩm, mở rộng thị trường và duy trì biên lợi nhuận ổn định. Đặc biệt, với những doanh nghiệp xuất khẩu, tiết kiệm 5–10% chi phí vận tải có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng quốc tế.
Duy trì mối quan hệ bền vững với đối tác logistics chiến lược
Đàm phán hiệu quả không có nghĩa là ép giá. Mối quan hệ hợp tác bền vững giữa doanh nghiệp và hãng tàu hoặc forwarder dựa trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi sẽ giúp hai bên cùng phát triển. Khi đã xây dựng được niềm tin, doanh nghiệp sẽ được ưu tiên trong các giai đoạn khan hiếm container, được hỗ trợ giá đặc biệt hoặc điều kiện thanh toán linh hoạt hơn. Đây là yếu tố vô hình nhưng mang lại giá trị rất lớn cho chuỗi cung ứng.
Chủ động kiểm soát chi phí và dòng hàng trong chuỗi cung ứng toàn cầu
Cuối cùng, một chiến lược thương lượng bài bản giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ chi phí logistics, từ giá cước vận tải đến phụ phí và thời gian vận chuyển. Khi mọi dữ liệu được theo dõi và quản trị tốt, doanh nghiệp có thể dự báo chính xác chi phí, lập kế hoạch ngân sách dài hạn và ứng phó linh hoạt trước biến động thị trường. Đây chính là năng lực cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì vị thế vững vàng trong chuỗi cung ứng toàn cầu đầy cạnh tranh.
Xem thêm:
Cách tối ưu chi phí và thương lượng giá cước vận tải container nội địa hiệu quả
Doanh nghiệp sản xuất chịu ảnh hưởng thế nào khi giá cước vận tải biển tăng cao
Thông tin liên hệ Bason Logistics:
- Địa chỉ: Tầng M, 104 Bát Nàn, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh.
- Email: sales@bason.vn.
- Hotline: 0869 456 077.
