Hướng dẫn doanh nghiệp cách phối hợp với đơn vị ủy thác trong hoàn thuế tạm nhập tái xuất để tránh sai sót, chậm hoàn và rủi ro pháp lý.
Vai trò của đơn vị ủy thác trong quá trình hoàn thuế
Đại diện doanh nghiệp kê khai, làm thủ tục và nộp hồ sơ hoàn thuế
Trong mô hình tạm nhập tái xuất (TNTX), đơn vị ủy thác đóng vai trò trung gian thực hiện toàn bộ thủ tục hành chính thay cho doanh nghiệp, bao gồm kê khai tờ khai hải quan, nộp hồ sơ hoàn thuế và làm việc với cơ quan chức năng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm tải đáng kể khối lượng công việc hành chính và tránh sai sót trong quá trình kê khai thuế – đặc biệt với những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc không có mã số xuất nhập khẩu riêng.
Quản lý chứng từ, hợp đồng và xác nhận tái xuất đúng quy định
Một phần quan trọng trong quy trình hoàn thuế tạm nhập tái xuất là việc chứng minh hàng đã tái xuất đúng thời hạn và đúng loại hình. Đơn vị ủy thác chịu trách nhiệm tập hợp, lưu trữ và nộp các chứng từ cần thiết như hợp đồng mua bán, vận đơn, tờ khai tái xuất và biên bản giao nhận. Họ cũng thực hiện xác nhận với hải quan và đối tác nước ngoài để chứng minh hàng hóa đã rời lãnh thổ Việt Nam theo đúng quy định, đảm bảo đủ điều kiện hoàn thuế cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vướng mắc phát sinh với cơ quan hải quan
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, đối chiếu chứng từ hoặc làm rõ thông tin liên quan đến loại hình TNTX. Lúc này, đơn vị ủy thác có kinh nghiệm sẽ thay mặt doanh nghiệp làm việc trực tiếp với hải quan để giải trình, bổ sung hoặc xử lý vướng mắc. Việc có đối tác am hiểu quy trình và có quan hệ công tác tốt với các cơ quan chức năng giúp quá trình hoàn thuế diễn ra nhanh hơn và giảm nguy cơ bị chậm hoặc bị từ chối hoàn thuế.
Phân định trách nhiệm giữa doanh nghiệp và đơn vị ủy thác
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về nguồn gốc, hợp đồng và thanh toán hàng hóa
Doanh nghiệp là chủ sở hữu thực tế của hàng hóa nên vẫn phải chịu trách nhiệm chính về nguồn gốc hàng, hợp đồng thương mại và chứng từ thanh toán quốc tế. Mọi sai lệch trong hóa đơn, CO/CQ hoặc hợp đồng mua bán có thể khiến hồ sơ hoàn thuế bị bác bỏ dù thủ tục hải quan đã đúng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo tính hợp pháp và đồng nhất của toàn bộ bộ hồ sơ trước khi bàn giao cho đơn vị ủy thác thực hiện kê khai.
Đơn vị ủy thác chịu trách nhiệm về kê khai, mã loại hình và hồ sơ hoàn thuế
Đơn vị ủy thác là người đứng tên trên tờ khai, nên họ chịu trách nhiệm chính về mã loại hình xuất nhập khẩu, nội dung kê khai và quy trình nộp hồ sơ hoàn thuế. Việc sử dụng sai mã (ví dụ: TNTX chuyển sang nhập tiêu thụ nội địa mà không khai lại) có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu hoặc phạt hành chính. Do đó, hai bên cần có sự thống nhất và kiểm tra chéo trước khi ký nộp hồ sơ chính thức.
Hai bên cần thống nhất rõ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm lưu hồ sơ
Một điểm quan trọng thường bị bỏ qua là quy định lưu trữ hồ sơ hoàn thuế. Theo quy định, hồ sơ TNTX phải được lưu tối thiểu 5 năm để phục vụ việc kiểm tra sau thông quan. Vì vậy, hợp đồng ủy thác cần quy định rõ bên nào chịu trách nhiệm lưu bản chính, cung cấp bản sao khi có yêu cầu và đảm bảo hồ sơ không thất lạc. Việc phân định minh bạch trách nhiệm giúp tránh tranh chấp và đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý.
Những sai sót thường gặp khi hoàn thuế qua đơn vị ủy thác
Khai sai loại hình hoặc không khớp thông tin giữa hai bên
Đây là lỗi phổ biến nhất khi hoàn thuế TNTX. Nếu tờ khai của đơn vị ủy thác và chứng từ doanh nghiệp cung cấp không đồng nhất (về mã HS, giá trị hàng hoặc mục đích xuất nhập), hồ sơ hoàn thuế sẽ bị cơ quan hải quan từ chối. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin giữa các bộ phận kế toán, logistics và đơn vị ủy thác trước khi nộp hồ sơ.
Thiếu chứng từ chứng minh việc tái xuất hoặc thanh toán hợp lệ
Một số doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ các chứng từ bắt buộc như vận đơn, tờ khai tái xuất hoặc giấy xác nhận thanh toán quốc tế. Việc thiếu các chứng từ này khiến cơ quan hải quan không đủ cơ sở để xác định hàng hóa đã rời khỏi Việt Nam, dẫn đến việc không được hoàn thuế. Đơn vị ủy thác cần chủ động rà soát danh mục chứng từ trước khi nộp để tránh bị trả lại hồ sơ.
Quá hạn nộp hồ sơ hoàn thuế dẫn đến mất quyền hoàn hoặc bị truy thu
Theo quy định, thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế TNTX là 365 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai tạm nhập. Nếu doanh nghiệp hoặc đơn vị ủy thác nộp trễ, hồ sơ sẽ bị từ chối và doanh nghiệp mất quyền hoàn thuế, thậm chí bị truy thu kèm phạt chậm nộp. Vì vậy, hai bên cần thống nhất lịch trình nộp hồ sơ và theo dõi sát thời hạn để đảm bảo tiến độ hoàn thuế đúng quy định.
Cách phối hợp hiệu quả để đảm bảo hoàn thuế đúng hạn
Thống nhất quy trình lưu trữ chứng từ và đối soát dữ liệu thường xuyên
Để đảm bảo hoàn thuế tạm nhập tái xuất đúng hạn, việc thống nhất quy trình quản lý và lưu trữ chứng từ giữa doanh nghiệp và đơn vị ủy thác là bước quan trọng hàng đầu. Hai bên cần thiết lập cơ chế đối soát dữ liệu định kỳ, đảm bảo toàn bộ tờ khai, hóa đơn, vận đơn và biên bản giao nhận được lưu trữ đồng bộ. Hệ thống hóa thông tin giúp tránh thất lạc chứng từ hoặc sai sót khi cơ quan hải quan yêu cầu đối chiếu. Trong nhiều trường hợp, việc có đầy đủ hồ sơ điện tử được mã hóa theo lô hàng giúp rút ngắn thời gian kiểm tra, tăng tỷ lệ hồ sơ được chấp nhận ngay từ lần đầu.
Kiểm tra chéo hồ sơ tờ khai, vận đơn, CO/CQ và hợp đồng thương mại
Một lỗi thường gặp trong hồ sơ hoàn thuế TNTX là thiếu tính nhất quán giữa các chứng từ. Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp và đơn vị ủy thác cần kiểm tra chéo toàn bộ thông tin – từ mã HS, trị giá hải quan, nước xuất xứ đến ngày trên tờ khai và hợp đồng. Chỉ cần một sai lệch nhỏ, như sai tên hàng hoặc không khớp số vận đơn, cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung. Thực hiện quy trình đối chiếu nhiều lớp giúp giảm rủi ro sai sót và tăng tốc độ xử lý hoàn thuế.
Làm việc với đơn vị ủy thác có kinh nghiệm và minh bạch trong báo cáo thuế
Kinh nghiệm của đơn vị ủy thác là yếu tố then chốt quyết định tốc độ và tính chính xác của quá trình hoàn thuế. Một đối tác chuyên nghiệp sẽ có quy trình chuẩn hóa, hệ thống theo dõi tiến độ và báo cáo minh bạch để doanh nghiệp nắm rõ tình trạng hồ sơ ở từng giai đoạn. Ngoài ra, họ thường có mối quan hệ phối hợp tốt với cơ quan hải quan, giúp xử lý linh hoạt khi phát sinh tình huống đặc biệt. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực hàng nhựa hoặc ngành nghề tương tự, vì mỗi nhóm hàng lại có quy định chi tiết riêng về hồ sơ và thời hạn hoàn thuế.
Lợi ích khi doanh nghiệp chọn đúng đối tác ủy thác hoàn thuế
Giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hồ sơ hợp lệ theo quy định
Một đơn vị ủy thác uy tín sẽ luôn tuân thủ quy trình chuẩn, từ khâu khai báo đến lập hồ sơ hoàn thuế. Họ am hiểu quy định mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan, đảm bảo hồ sơ phù hợp với từng loại hình TNTX cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ bị bác hồ sơ, bị truy thu hoặc chịu phạt hành chính do sai sót về chứng từ hay khai sai loại hình. Đây là lợi ích lâu dài giúp doanh nghiệp yên tâm trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Tiết kiệm thời gian, nhân sự và chi phí xử lý hoàn thuế
Thủ tục hoàn thuế tạm nhập tái xuất vốn phức tạp, đòi hỏi nhiều khâu đối chiếu và xử lý giấy tờ. Khi hợp tác với đơn vị ủy thác chuyên nghiệp, doanh nghiệp không cần bố trí nhân sự nội bộ theo dõi hồ sơ chi tiết, từ đó tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành. Đơn vị ủy thác đảm nhiệm toàn bộ quá trình làm việc với cơ quan hải quan, bổ sung hồ sơ, và thông báo kết quả kịp thời. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực cho sản xuất và kinh doanh thay vì xử lý thủ tục hành chính.
Nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu
Hợp tác với đối tác ủy thác đáng tin cậy không chỉ giúp hoàn thuế nhanh hơn mà còn tăng uy tín của doanh nghiệp với cơ quan hải quan và đối tác quốc tế. Hồ sơ kê khai chính xác, quy trình minh bạch và việc tuân thủ pháp lý thể hiện năng lực quản trị chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô giao thương hoặc tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, nơi tính tuân thủ là yếu tố then chốt để duy trì hợp tác bền vững.
Xem thêm:
Các trường hợp hàng tạm nhập tái xuất được miễn và không được miễn thuế
Kê khai thuế GTGT hàng TNTX: Doanh nghiệp có nên tự làm?
Thông tin liên hệ Bason Logistics:
- Địa chỉ: Tầng M, 104 Bát Nàn, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh.
- Email: sales@bason.vn.
- Hotline: 0869 456 077.
