Doanh nghiệp thường mất tiền oan do sai sót trong thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất. Bài viết chỉ ra 7 lỗi phổ biến và cách phòng tránh hiệu quả.
Vì sao thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất dễ phát sinh sai sót
Quy trình phức tạp, nhiều bước và chứng từ đặc thù
Thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất (TNTX) đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ từng giai đoạn: từ đăng ký tờ khai, khai báo mã loại hình, lưu trữ hồ sơ đến thủ tục hoàn thuế. Mỗi loại hàng hóa và mục đích tạm nhập (trưng bày, gia công, bảo hành, thuê mượn…) lại có yêu cầu riêng, khiến doanh nghiệp dễ nhầm lẫn hoặc bỏ sót giấy tờ quan trọng.
Thiếu kinh nghiệm và hiểu nhầm giữa các loại hình xuất nhập khẩu
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới, thường nhầm lẫn giữa loại hình TNTX với các loại hình khác như nhập khẩu kinh doanh, nhập gia công hoặc tái nhập. Việc chọn sai loại hình dẫn đến sai mã thuế, sai cách khai báo, và hậu quả là hàng bị giữ lại hoặc phải nộp bổ sung thuế cùng tiền phạt.
7 sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp bị phạt oan
Sai loại hình tờ khai TNTX dẫn đến sai mã thuế
Đây là lỗi phổ biến nhất, đặc biệt khi doanh nghiệp không xác định rõ mục đích tạm nhập (ví dụ: triển lãm, bảo hành, thuê thiết bị). Sai loại hình sẽ khiến mã thuế áp sai và dẫn đến việc không được miễn hoặc hoàn thuế đúng quy định.
Khai sai hoặc thiếu mã HS khiến hàng bị giữ lại kiểm tra
Sai mã HS dẫn đến sai mức thuế hoặc sai nhóm quản lý chuyên ngành, khiến hàng bị giữ lại tại cảng để kiểm tra. Doanh nghiệp vừa tốn thời gian vừa có nguy cơ bị xử phạt do khai sai hồ sơ hải quan.
Quá hạn tái xuất nhưng không xin gia hạn đúng quy định
Theo quy định, hàng TNTX phải được tái xuất trong thời gian nhất định. Nếu quá hạn mà doanh nghiệp không có văn bản xin gia hạn, lô hàng sẽ bị tính là nhập khẩu chính thức và phải nộp đầy đủ thuế, thậm chí bị xử lý hành chính.
Thiếu hợp đồng ủy thác hoặc không có chứng từ chứng minh quyền sở hữu hàng
Nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức ủy thác nhưng không có hợp đồng hoặc chứng từ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu. Khi cơ quan hải quan kiểm tra, việc thiếu minh bạch này khiến doanh nghiệp không đủ điều kiện để được miễn thuế hoặc hoàn thuế.
Không kiểm định hoặc xin giấy phép đối với hàng thuộc diện quản lý đặc biệt
Các mặt hàng như hóa chất, thiết bị y tế, máy móc có pin, hoặc phế liệu đều thuộc diện quản lý chuyên ngành. Nếu không kiểm định hoặc xin giấy phép trước khi tạm nhập, hàng có thể bị tạm giữ hoặc buộc tái xuất.
Thiếu biên bản bàn giao, phiếu xuất – nhập kho, hoặc chứng từ vận chuyển
Các chứng từ nội bộ như phiếu xuất kho, nhập kho, biên bản giao nhận… là căn cứ chứng minh việc hàng hóa thực sự luân chuyển đúng mục đích. Việc không lưu trữ đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối trong quá trình quyết toán hoặc hoàn thuế.
Sai sót trong hoàn thuế hoặc không lưu hồ sơ đủ thời hạn quy định
Sau khi tái xuất, doanh nghiệp có quyền hoàn lại phần thuế đã nộp. Tuy nhiên, nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không lưu giữ đủ 5 năm, cơ quan thuế có thể từ chối hoàn thuế, hoặc truy thu khi kiểm tra sau thông quan.
Hậu quả doanh nghiệp phải chịu khi sai thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất
Bị truy thu thuế và phạt hành chính
Một sai sót nhỏ trong việc khai báo hoặc nộp chứng từ có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu toàn bộ thuế nhập khẩu, thuế GTGT kèm tiền phạt chậm nộp. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, cơ quan hải quan có thể xử lý hành chính, đình chỉ mã số xuất nhập khẩu hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu phát hiện dấu hiệu gian lận.
Chậm thông quan gây đình trệ sản xuất và giao hàng
Sai loại hình, thiếu chứng từ hoặc không khai đúng mã HS có thể khiến hàng bị giữ lại tại cảng. Việc chậm thông quan ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất, giao hàng và kế hoạch kinh doanh, đặc biệt với các doanh nghiệp có hợp đồng quốc tế cố định về thời gian giao nhận.
Ảnh hưởng uy tín với đối tác và cơ quan hải quan
Doanh nghiệp vi phạm thủ tục hải quan hàng tạm nhập tái xuất nhiều lần sẽ bị liệt vào danh sách rủi ro cao, bị kiểm tra gắt gao ở các lô hàng sau. Bên cạnh đó, việc giao hàng trễ hoặc không đảm bảo chứng từ hợp lệ cũng làm giảm uy tín với đối tác quốc tế, ảnh hưởng đến cơ hội hợp tác lâu dài.
Cách phòng tránh sai lầm trong thủ tục TNTX
Chuẩn hóa quy trình chứng từ và phân công nhân sự phụ trách rõ ràng
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nội bộ cụ thể cho từng bước TNTX: từ lập tờ khai, nộp chứng từ, theo dõi thời hạn tái xuất đến hoàn thuế. Mỗi khâu phải có nhân sự chịu trách nhiệm và được đào tạo chuyên môn để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.
Làm việc với đơn vị ủy thác hoặc logistics có kinh nghiệm TNTX
Đối tác logistics chuyên về TNTX sẽ hỗ trợ doanh nghiệp soát lỗi tờ khai, cập nhật quy định mới và xử lý các tình huống phát sinh với hải quan. Đây là giải pháp an toàn giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu thời gian thông quan.
Theo dõi thời hạn tái xuất và gia hạn kịp thời khi cần
Doanh nghiệp phải theo dõi sát thời hạn tái xuất trên từng tờ khai để tránh bị tính là nhập khẩu chính thức. Trường hợp hàng chưa thể tái xuất đúng hạn, cần chủ động nộp đơn xin gia hạn với lý do cụ thể và hợp lệ, giúp tránh bị truy thu hoặc xử phạt hành chính.
Xem thêm:
Hàng tạm nhập tái xuất có xuất hóa đơn không?
Hàng tạm nhập tái xuất có phải đóng thuế không?
Thông tin liên hệ Bason Logistics:
- Địa chỉ: Tầng M, 104 Bát Nàn, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh.
- Email: sales@bason.vn.
- Hotline: 0869 456 077.
