Phân tích những rủi ro phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác hàng nhựa như sai mã HS, sai loại hình, thiếu chứng từ hoàn thuế.
Các rủi ro thường gặp trong xuất nhập khẩu ủy thác hàng nhựa
Khai sai mã HS dẫn đến sai mức thuế hoặc bị truy thu
Sai mã HS (Harmonized System Code) là lỗi phổ biến nhất trong xuất nhập khẩu ủy thác hàng nhựa. Việc xác định không chính xác mã HS có thể khiến doanh nghiệp áp sai mức thuế suất, làm hồ sơ bị trả lại hoặc bị truy thu thuế sau thông quan. Đặc biệt, với nguyên liệu nhựa có nhiều dạng hạt, màng hoặc compound, việc phân loại sai còn dẫn đến rủi ro bị áp mã cho nhóm hàng khác, gây thiệt hại lớn về chi phí. Do đó, việc lựa chọn đơn vị ủy thác có chuyên môn sâu về HS code ngành nhựa là điều tối quan trọng.
Sử dụng sai loại hình tờ khai hoặc không khớp mục đích nhập – xuất
Một sai lầm khác thường gặp là sử dụng sai loại hình tờ khai. Ví dụ, hàng nhập để sản xuất xuất khẩu (E31) nhưng lại khai theo loại hình kinh doanh (A11) sẽ khiến doanh nghiệp mất quyền miễn thuế nhập khẩu. Tương tự, nếu hàng hóa nhập theo loại hình tạm nhập – tái xuất nhưng không tái xuất đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và xử phạt. Việc xác định sai loại hình cũng khiến dữ liệu hải quan không khớp với kế toán, gây khó khăn khi hoàn thuế hoặc kiểm toán.
Thiếu hợp đồng ủy thác hợp lệ hoặc chứng từ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa
Hợp đồng ủy thác là căn cứ pháp lý xác định rõ trách nhiệm giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa chú trọng đến việc lập hợp đồng chi tiết, dẫn đến tình trạng không xác định được bên nào chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố. Ngoài ra, việc thiếu chứng từ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa (như hóa đơn, vận đơn hoặc chứng từ thanh toán) có thể khiến cơ quan hải quan nghi ngờ về tính hợp pháp của giao dịch, ảnh hưởng đến việc thông quan và hoàn thuế.
Không hoàn thiện hồ sơ hoàn thuế, dẫn đến mất quyền hoàn hoặc bị kiểm tra sau thông quan
Đối với các lô hàng nhựa nhập để sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp có thể được hoàn thuế nhập khẩu nếu chứng minh được hàng đã tái xuất. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không hoàn thiện hồ sơ đúng hạn hoặc thiếu chứng từ như tờ khai tái xuất, biên bản bàn giao, dẫn đến mất quyền hoàn thuế. Ngoài ra, các sai sót trong hồ sơ ủy thác còn khiến doanh nghiệp dễ bị đưa vào diện kiểm tra sau thông quan, gây gián đoạn hoạt động sản xuất và dòng tiền.
Sai lệch thông tin giữa tờ khai, vận đơn và chứng từ kế toán
Sự thiếu đồng nhất giữa các loại chứng từ là nguyên nhân phổ biến gây nghi ngờ từ cơ quan hải quan. Ví dụ, thông tin tên hàng, mã HS hoặc trị giá trên tờ khai không khớp với vận đơn hoặc hóa đơn thương mại có thể bị coi là khai sai, dẫn đến xử phạt hành chính. Để tránh rủi ro này, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với bên nhận ủy thác trong khâu kiểm tra chứng từ trước khi nộp hồ sơ hải quan, đồng thời lưu trữ bản mềm và bản cứng đồng bộ để phục vụ kiểm tra sau này.
Hậu quả doanh nghiệp có thể đối mặt khi sai sót thủ tục
Bị truy thu thuế nhập khẩu và phạt chậm nộp
Sai sót trong quá trình xuất nhập khẩu ủy thác hàng nhựa có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan hải quan truy thu thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc thuế bảo vệ môi trường. Khi cơ quan hải quan phát hiện sai phạm sau thông quan, doanh nghiệp không chỉ phải nộp lại toàn bộ khoản thuế thiếu mà còn chịu thêm tiền phạt chậm nộp, tính lãi theo ngày. Trong trường hợp xác định có dấu hiệu gian lận thương mại, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính nặng hoặc bị tạm đình chỉ hoạt động xuất nhập khẩu.
Nguy cơ bị đưa vào diện kiểm tra chuyên ngành hoặc bị đình chỉ mã hải quan
Các sai phạm lặp lại như khai sai mã HS, thiếu chứng từ hoặc nhập hàng không đúng loại hình dễ khiến doanh nghiệp bị cơ quan quản lý đưa vào danh sách kiểm tra chuyên ngành. Khi đó, mọi lô hàng tiếp theo đều phải qua khâu kiểm định chất lượng hoặc xác minh nguồn gốc, làm kéo dài thời gian thông quan và tăng chi phí lưu kho, lưu bãi. Trong trường hợp nghiêm trọng, cơ quan hải quan có thể tạm dừng mã số xuất nhập khẩu của doanh nghiệp để điều tra, gây đình trệ chuỗi cung ứng và ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất.
Mất uy tín với đối tác và cơ quan hải quan, ảnh hưởng đến lô hàng sau
Uy tín của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong quan hệ thương mại quốc tế. Khi liên tục gặp sự cố trong thủ tục ủy thác, doanh nghiệp dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp, khiến đối tác e ngại trong việc ký hợp đồng mới. Bên cạnh đó, cơ quan hải quan có thể xếp doanh nghiệp vào nhóm “rủi ro cao”, khiến các lô hàng sau bị giám sát chặt chẽ hơn. Hệ quả là thời gian giao nhận kéo dài, chi phí tăng cao và khả năng cạnh tranh trên thị trường bị ảnh hưởng trực tiếp.
Cách phòng tránh rủi ro trong xuất nhập khẩu ủy thác hàng nhựa
Kiểm tra kỹ mã HS, loại hình và mục đích nhập hàng trước khi mở tờ khai
Trước khi nộp hồ sơ hải quan, doanh nghiệp cần rà soát kỹ mã HS để đảm bảo đúng nhóm hàng, đặc biệt với các loại hạt nhựa, màng film hoặc nguyên liệu compound có mã phân biệt rất nhỏ. Đồng thời, cần xác định đúng loại hình tờ khai (kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập – tái xuất) và mục đích sử dụng thực tế để tránh vi phạm quy định. Việc xác minh kỹ lưỡng ngay từ đầu giúp giảm thiểu rủi ro truy thu thuế và tiết kiệm thời gian thông quan.
Ký hợp đồng ủy thác chặt chẽ, quy định rõ trách nhiệm về thuế và chứng từ
Hợp đồng ủy thác nên được xây dựng chi tiết, bao gồm điều khoản quy định rõ về nghĩa vụ thuế, phạm vi trách nhiệm của mỗi bên và thời hạn cung cấp chứng từ. Doanh nghiệp cần yêu cầu bên nhận ủy thác cam kết cung cấp đầy đủ hồ sơ hải quan, hóa đơn và biên bản giao nhận sau khi hoàn thành thủ tục. Một hợp đồng rõ ràng sẽ giúp cả hai bên tránh được tranh chấp và bảo vệ quyền lợi trong trường hợp bị kiểm tra hoặc thanh tra sau này.
Lưu trữ hồ sơ hải quan, hóa đơn, vận đơn và chứng từ thanh toán ít nhất 5 năm
Theo quy định, hồ sơ hải quan và chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu cần được lưu giữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày thông quan. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp khi cơ quan thuế hoặc hải quan tiến hành hậu kiểm. Nhiều doanh nghiệp bị mất quyền hoàn thuế hoặc bị xử phạt chỉ vì không còn chứng từ gốc, do đó cần có hệ thống quản lý hồ sơ điện tử song song với bản cứng để đảm bảo an toàn và dễ truy xuất.
Làm việc với đơn vị nhận ủy thác có mã hải quan hợp lệ và kinh nghiệm trong ngành nhựa
Doanh nghiệp nên lựa chọn đối tác nhận ủy thác có mã hải quan hợp lệ, hồ sơ pháp lý minh bạch và kinh nghiệm xử lý hàng nhựa. Các đơn vị có năng lực thường hiểu rõ quy trình kiểm định chất lượng, quy chuẩn môi trường và cách phân loại hàng hóa chính xác. Ngoài ra, họ còn có quan hệ tốt với các hãng vận tải và cơ quan hải quan, giúp rút ngắn thời gian thông quan và xử lý linh hoạt khi có vấn đề phát sinh.
Lời khuyên cho nhà quản lý và kế toán xuất nhập khẩu
Cập nhật thường xuyên các quy định thuế và chính sách quản lý mặt hàng nhựa
Ngành nhựa chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các chính sách thương mại và môi trường quốc tế. Vì vậy, nhà quản lý và kế toán XNK cần thường xuyên cập nhật quy định mới về mã HS, thuế suất, chính sách ưu đãi hoặc biện pháp phòng vệ thương mại. Việc chủ động cập nhật giúp doanh nghiệp tránh khai sai, đồng thời tận dụng được các ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại tự do (FTA).
Tăng cường kiểm soát nội bộ giữa bộ phận logistics – kế toán – pháp chế
Một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ là yếu tố then chốt để tránh sai sót trong hoạt động ủy thác. Bộ phận logistics chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa, trong khi kế toán và pháp chế cần kiểm tra chứng từ, hợp đồng và hồ sơ thuế trước khi nộp. Sự phối hợp này giúp phát hiện sớm sai lệch và xử lý kịp thời, tránh rủi ro bị kiểm tra hoặc truy thu.
Hợp tác với đơn vị logistics hoặc ủy thác uy tín để đảm bảo tuân thủ pháp luật
Cuối cùng, doanh nghiệp nên chọn hợp tác với các đơn vị logistics hoặc nhận ủy thác có kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực hàng nhựa. Những đơn vị này không chỉ đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ mà còn tư vấn giải pháp tối ưu chi phí, quản lý chứng từ minh bạch và hỗ trợ doanh nghiệp khi cơ quan chức năng kiểm tra. Đây là cách hiệu quả nhất để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa duy trì hoạt động sản xuất – xuất khẩu ổn định và bền vững.
Thông tin liên hệ Bason Logistics:
- Địa chỉ: Tầng M, 104 Bát Nàn, Phường Bình Trưng, TP. Hồ Chí Minh.
- Email: sales@bason.vn.
- Hotline: 0869 456 077.
